Hieronder leggen we uit hoe de urenregistratie en facturatie werkt bij ALGO.

Flow:

1. Aan het einde van iedere week registreer je jouw gewerkte uren en biedt je deze aan vanuit het portaal. Zet de weergave op ‘week weergave’. Zo kan je de uren van de week in 1x aanbieden (i.p.v. per dag).
2. Aan het einde van iedere periode biedt ALGO de gewerkte uren aan bij de opdrachtgever.
3. Na goedkeuring en eventuele aanpassingen, stelt ALGO namens jou een factuur op (self-billing) en verstuurt deze naar jou en verwerkt deze direct in haar eigen administratie.

1. Urenregistratie

Om jouw gewerkte uren op een project te registreren ontvang je via TimeChimp een uitnodiging voor jouw ALGO-omgeving. Indien je geen inlog hebt ontvangen, neem contact op via finance@algo-projects.it of bel jouw contactpersoon.

Handige links:

1. Inloggen bij TimeChimp
2. Direct naar urenregistratie

Download de app:

Link naar Apple Appstore om Timechimp van ALGO te downloaden


Het registratiescherm

Als je bent ingelogd kan je eenvoudig je gewerkte uren registreren vanaf het tabblad ‘Registreren’.

Druk op het + teken om een nieuwe uren rij aan te maken.

Om uren te registreren moet je eerst een rij aanmaken. Iedere rij correspondeert met een project. Druk op het + teken.

Bij nieuwe uren rij aanmaken, kies je het volgende:
1. Project: kies jouw project
2. Activiteit: kies ‘Gewerkte Uren’
3. Omschrijving:

Indien je overuren maakt die met een toeslag moeten worden geregistreerd, moet je de overuren vermenigvuldigen met de opslag.

Bijvoorbeeld:

  • 125% toeslag: schrijf voor 1 gewerkt uur: 1,25 uur
    • 4 overuren = 4 x 1.25 = 5 uren registreren
  • 150% toeslag: schrijf voor 1 gewerkt uur: 1,5 uur
    • 4 overuren = 4 x 1.5 = 6 uren registreren

Let op: zet de weergave op ‘week’ om de uren per week aan te bieden.

In het registratie scherm kan je voor verschillende weergaves kiezen. De standaard is de dag weergave, je ziet dan alleen de registraties van vandaag en kan door op andere dagen te klikken deze dagen bekijken of op deze dagen registreren. Als je de weekweergave gebruikt voeg je regels toe bij het project en de activiteit. Gedurende de week kan je eenvoudig uren wijzigen of toevoegen of kan je snel uren toevoegen voor een hele week. Als je de weergave op week hebt staan kan je in 1x de gewerkte uren van die week aanbieden.

Weergave aanpassen: via de drop-down kan je de weergave op week instellen.

Uren aanbieden

Je kan de geregistreerde uren aanbieden door op ‘Uren deze week aanbieden’ te klikken. Indien je voor meerdere projecten via ALGO werkt, kan je de gewerkte uren per project (een rij) los van elkaar aanbieden door op de 3 puntjes achter de rij te klikken en daar de uren aan te bieden.


Let op: bij het indienen van normaal gewerkte uren hoef je GEEN beschrijving toe te voegen.

Kopieer jouw uren van vorige week

Het komt vaak voor dat je op een project iedere week hetzelfde aantal uren werkt als de week ervoor. Het is mogelijk om de uren van de week ervoor te kopiëren. Dit kan alleen als er nog geen ‘rij’ is toegevoegd in de desbetreffende week. Je ziet dan midden in jouw scherm ‘Kopiëren’ staan.

Klik op ‘Kopiëren’ en kies voor een van de opties:

  1. Vorige week (zonder uren): kopieer enkel het Project
  2. Vorige week (met uren) – kopieer het Project en uren

2. Facturatie: Self-billing

ALGO regelt de facturatie op basis van self-billing. Dit houdt in dat wij namens jouw bedrijf een gespecificeerde factuur opstellen en versturen deze uit naam van jouw bedrijf naar ALGO.

Na het verstrijken van iedere periode dient ALGO de gewerkte uren namens jou in bij de opdrachtgever. Nadat de goedkeurder jouw uren (en de eventueel gemaakte ritten en uitgaven) heeft goedgekeurd, stelt ALGO namens jou een factuur op.

De opgestelde factuur wordt gegenereerd op basis van de goedgekeurde uren en vervolgens verzonden naar jou en onze eigen administratie. Deze bevat een unieke factuurnummering zodat deze niet dubbel in jouw eigen boekhouding terechtkomt.

Dit zorgt ervoor dat er geen verschillen ontstaan tussen de goedgekeurde uren en de gefactureerde uren. Daarnaast ben jij geen tijd kwijt met het opstellen en versturen van de factuur. En het zorgt voor een correcte en spoedige betaling.

Let op: het kan voorkomen dat de opdrachtgever van een project ook een eigen urenadministratie voert. Om onze administratie en betalingen spoedig te laten verlopen vragen we je alsnog om de uren per week aan te bieden vanuit TimeChimp.